Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 15 mars 2025

Chez virenunora, nous prenons la protection de vos données personnelles très au sérieux. Cette politique explique comment nous collectons, utilisons et protégeons les informations que vous nous confiez dans le cadre de notre plateforme de workflow d'approbation budgétaire.

Nous nous conformons strictement au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés modifiée, garantissant ainsi vos droits en tant que résident français.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est virenunora, société dont le siège social est situé au 1150 Chemin des Lauves, 13100 Aix-en-Provence, France.

Pour toute question relative à la protection de vos données, vous pouvez nous contacter à l'adresse help@virenunora.com ou par téléphone au +33 7 81 50 09 37.

2. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation de notre plateforme, nous collectons différentes catégories de données personnelles selon vos interactions avec nos services :

  • Données d'identification : nom, prénom, adresse email professionnelle, numéro de téléphone
  • Informations professionnelles : fonction, service, société, niveau d'autorisation budgétaire
  • Données de connexion : identifiants, mots de passe chiffrés, adresse IP, date et heure de connexion
  • Données d'utilisation : actions effectuées sur la plateforme, workflows créés, approbations données ou refusées
  • Informations techniques : type de navigateur, système d'exploitation, paramètres linguistiques
  • Données financières : montants budgétaires, centres de coûts, projets associés (sans données bancaires)

Données sensibles

Nous ne collectons aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD (origine ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, données de santé, etc.).

3. Finalités et bases légales

Nous traitons vos données personnelles pour des finalités précises et sur la base de fondements juridiques conformes au RGPD :

Exécution du contrat

  • Fourniture et gestion des services de workflow budgétaire
  • Création et gestion de votre compte utilisateur
  • Traitement des demandes d'approbation budgétaire
  • Communication relative au fonctionnement du service

Obligations légales

  • Conservation des données comptables et financières conformément aux obligations fiscales
  • Réponse aux demandes des autorités compétentes
  • Respect des obligations de traçabilité des opérations financières

Intérêts légitimes

  • Amélioration et optimisation de notre plateforme
  • Sécurisation des accès et prévention de la fraude
  • Analyse statistique de l'utilisation des services
  • Support technique et assistance utilisateurs

Consentement

  • Envoi de communications marketing (vous pouvez retirer votre consentement à tout moment)
  • Utilisation de cookies non essentiels (selon vos préférences)

4. Durée de conservation

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

Type de données Durée de conservation
Données de compte actif Pendant toute la durée d'utilisation du service
Données de compte inactif 3 ans à compter de la dernière activité
Données de workflow et approbations 10 ans (obligations comptables)
Logs de connexion 12 mois
Données de facturation 10 ans (obligations fiscales)
Données marketing (avec consentement) 3 ans à compter du dernier contact

À l'expiration de ces délais, vos données sont soit supprimées de façon sécurisée, soit anonymisées de manière irréversible pour des besoins statistiques.

5. Destinataires des données

Vos données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. Les destinataires sont les suivants :

Au sein de virenunora

  • Personnel technique chargé de la maintenance et du support
  • Service client pour traiter vos demandes
  • Équipes de sécurité informatique
  • Direction financière pour la gestion des comptes

Prestataires externes

Nous travaillons avec des sous-traitants soigneusement sélectionnés qui traitent vos données pour notre compte :

  • Hébergeurs de données (situés dans l'Union européenne)
  • Fournisseurs de services d'emailing
  • Outils d'analyse et de monitoring
  • Services de paiement sécurisé

Ces prestataires sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données conformément au RGPD.

Autorités

Nous pouvons être amenés à communiquer vos données aux autorités compétentes en cas de réquisition judiciaire ou d'obligation légale.

Nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers.

Nous ne les partageons pas à des fins commerciales avec d'autres entreprises sans votre consentement explicite.

6. Transferts internationaux

Vos données sont principalement hébergées et traitées au sein de l'Union européenne, sur des serveurs situés en France.

Dans certains cas exceptionnels, nous pouvons avoir recours à des prestataires situés en dehors de l'UE. Dans ce cas, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place :

  • Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne
  • Certification selon des mécanismes reconnus (Privacy Shield successeur, etc.)
  • Règles d'entreprise contraignantes pour les groupes internationaux

Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en nous contactant à l'adresse help@virenunora.com.

7. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles robustes pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, modification, divulgation ou destruction :

  • Chiffrement des données en transit (protocole TLS/SSL) et au repos
  • Authentification forte et gestion stricte des accès
  • Surveillance continue des systèmes et détection des incidents
  • Sauvegardes régulières et plan de continuité d'activité
  • Tests de sécurité et audits réguliers
  • Formation continue du personnel aux bonnes pratiques de sécurité
  • Politique stricte de gestion des mots de passe
  • Isolation des environnements de production

Malgré nos efforts, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n'est totalement sécurisée. En cas de violation de données susceptible de présenter un risque élevé pour vos droits, nous vous en informerons dans les 72 heures conformément au RGPD.

8. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit d'accès

Vous pouvez obtenir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet, ainsi que des informations sur leur traitement.

Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes. Vous pouvez également modifier directement vos informations depuis votre espace personnel.

Droit à l'effacement

Vous pouvez demander la suppression de vos données dans certaines circonstances (retrait du consentement, opposition au traitement, données non nécessaires, etc.). Ce droit n'est pas absolu et peut être limité par nos obligations légales de conservation.

Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander le gel temporaire du traitement de vos données dans certains cas (contestation de l'exactitude, traitement illicite, etc.).

Droit à la portabilité

Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé, et demander leur transmission à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.

Droit d'opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière, notamment pour les traitements fondés sur notre intérêt légitime. Vous pouvez également vous opposer à tout moment au traitement à des fins de prospection commerciale.

Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans que cela ne remette en cause la licéité du traitement effectué avant le retrait.

Droit de définir des directives post-mortem

Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès.

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer l'un de ces droits, vous pouvez nous contacter par email à help@virenunora.com ou par courrier à notre adresse postale. Nous vous répondrons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande.

Pour des raisons de sécurité, nous pourrons vous demander de justifier votre identité avant de traiter votre demande.

9. Cookies et technologies similaires

Notre plateforme utilise des cookies et technologies similaires pour améliorer votre expérience utilisateur et analyser l'utilisation de nos services.

Cookies essentiels

Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement de la plateforme et ne peuvent pas être désactivés : gestion de session, sécurité, préférences de langue.

Cookies analytiques

Ils nous permettent de comprendre comment vous utilisez notre service pour l'améliorer. Ces cookies nécessitent votre consentement.

Gestion de vos préférences

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en matière de cookies depuis les paramètres de votre navigateur ou via notre bandeau de gestion des cookies.

10. Modifications de la politique

Nous pouvons être amenés à modifier cette politique de confidentialité pour refléter les évolutions de nos pratiques, de nos services ou des exigences légales.

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou via une notification sur la plateforme au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des changements.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informé de la manière dont nous protégeons vos données.

11. Réclamations

Si vous estimez que vos droits concernant vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

  • Par courrier : CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
  • Par téléphone : 01 53 73 22 22
  • En ligne : www.cnil.fr

Nous vous invitons toutefois à nous contacter en priorité afin que nous puissions répondre à vos préoccupations.

Des questions sur vos données ?

Email : help@virenunora.com

Téléphone : +33 7 81 50 09 37

Adresse : 1150 Chemin des Lauves, 13100 Aix-en-Provence, France

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